Responsabilités du Conseil, des comités, des partenaires, des centres et des gestionnaires de projet

Responsabilités du Comité national de rédaction
Nous avons mis sur pied le Comité national de rédaction pour veiller à l'application de principes théoriques sains dans le cadre de Nos Racines. Ce Comité est composé d'universitaires, de bibliothécaires et d'autres professionnels pertinents des quatre coins du Canada. Étant donné que le projet relève des Presses de l'Université de Calgary, c'est le Comité de rédaction des Presses de l'Université de Calgary qui ratifie la composition du Comité de rédaction de Nos Racines. Les nominations au Comité ont lieu une fois l'an et le mandat des membres peut durer jusqu'à quatre ans. Pour obtenir le curriculum vitæ des membres du Comité, veuillez vous rendre à l'adresse suivante : http://ahdptest.lib.ucalgary.ca/CDLHS/. Parmi les responsabilités du Comité, on peut citer :

  • élaborer des politiques et des normes rédactionnelles;
  • résoudre toutes les questions relatives à la propriété intellectuelle et au contenu, notamment le droit d'auteur, les collections, la présentation et les paramètres de recherche;
  • veiller à ce que les normes appropriées soient appliquées au contenu du site et à sa fonctionnalité;
  • approuver les normes techniques et relatives aux métadonnées;
  • approuver les priorités et les échéanciers des centres et des partenaires pour les deuxième et troisième années;
  • donner des conseils au gestionnaire en chef du projet et au gestionnaire adjoint du projet.

Responsabilités du Comité de la technologie
Les normes du Comité de la technologie correspondent aux normes et aux lignes directrices du programme Culture canadienne en direct (PCCD). Veuillez vous rendre au site http://ahdptest.lib.ucalgary.ca/CDLHS/ pour consulter les normes du Comité de la technologie. Le Comité de la technologie relève du Comité de rédaction. Parmi les responsabilités du Comité de la technologie, on peut citer :

  • recommander et mettre en œuvre des normes en matière de technologie et de métadonnées;
  • créer des documents de formation et identifier des partenaires qui pourraient avoir besoin de formation pratique;
  • recommander des mises à jour de matériel et de logiciel;
  • collaborer avec les partenaires en technologie pour adapter les systèmes de logiciels;
  • effectuer des essais et un examen des réseaux d'infrastructure;
  • conjointement avec le Comité de rédaction et le Comité de gestion financière, participer aux recommandations et à la création d'environnements de numérisation adéquats pour les centres.

Responsabilités des Comités de rédaction régionaux
Noua avons mis sur pied deux comités de rédaction régionaux pour orienter le contenu et les priorités des histoires locales en anglais et en français. Composés de spécialistes en histoires locales, ces comités fournissent des conseils éclairés au Comité national de rédaction.

Responsabilités du Comité de coordination et de responsabilité

  • Examiner trimestriellement la situation financière d'ensemble du projet.
  • Veiller à ce que tous les contrats de partenariats soient signés.
  • Approuver tous les contrats monétaires et procéduraux passés avec les partenaires, les centres et le PCCD.
  • Superviser la gestion financière et des projets, y compris celle des ententes monétaires et en nature.

Responsabilités du Comité de gestion du projet

  • Dépanner, en cas de besoin.
  • Déléguer les questions au comité ou aux experts appropriés.
  • Prendre des décisions qui ne concernent pas la rédaction et afférentes au projet.
  • Superviser le projet.

Responsabilités du Comité directeur de l'ICBN

  • Encourager les bibliothèques participantes à identifier et à soumettre des documents pour qu'ils soient examinés avant d'être inclus au site;
  • Faire une promotion du site à grande échelle, travailler en collaboration avec les gestionnaires de projet pour élaborer des trousses promotionnelles nationales et apporter un soutien organisationnel pour le lancement public du site;
  • Servir de source centrale d'information et de point de contact et coordonner les volets nationaux de ce projet;
  • Faire des recommandations au Comité de rédaction concernant les participants;
  • Coordonner les réunions du Comité de rédaction, qu'il s'agisse de réunions en personne, de téléconférences ou de vidéoconférences (Secrétariat de l'ICBN);
  • Subventionner les déplacements des membres des comités et des agents de formation;
  • Communiquer et promouvoir les normes auprès de tous les centres et de tous les partenaires.

Gestionnaires de projet, partenaires et centres

Critères d'admissibilité pour les partenaires et les centres
Pour être admissible au financement réservé aux partenaires ou aux centres, un établissement doit être disposé à prendre des engagements à long terme concernant l'accessibilité du contenu créé. Les partenaires ou les centres doivent :

  • compiler la collection la plus exhaustive possible d'histoires locales de leur localité (collectivité, ville, province, territoire), tout en s'assurant que les documents sont uniques en leur genre dans la collection nationale;
  • obtenir un affranchissement des droits d'auteur pour chacun des documents de leur collection, conformément aux normes établies;
  • soumettre un corpus substantiel d'histoires locales;
  • numériser les documents conformément aux normes établies ou impartir cette tâche à un autre centre de numérisation officiel;
  • accepter de rendre leur collection numérique accessible gratuitement à toutes les collectivités pendant une période impartie;
  • prendre des engagements à long terme concernant l'accessibilité et le soutien à la collection;
  • fournir des métadonnées afin de décrire adéquatement les éléments de la collection pour leur extraction, conformément aux normes établies;
  • accepter d'afficher leur collection d'histoires locales sur un site Web national, lequel utilise un mécanisme de recherche ou de navigation commun;
  • accepter de fournir un ensemble de fichiers de métadonnées sur les éléments de la collection pour qu'ils soient versés dans une base centrale de métadonnées.
  • accepter d'enregistrer les données de droit d'auteur dans la base de données nationale des droits d'auteur.

Ententes contractuelles avec les partenaires et les centres
À partir des contrats proposés par le PCCD à l'Université de Calgary, nous créons des contrats financiers et de services qui seront signés par tous les partenaires et centres. Les contrats seront examinés par un juriste et signés par les centres et les partenaires en attendant le financement du PCCD.

Centres de la Phase I (décembre 2001 - mars 2002)
Les deux premiers centres de numérisation de ce projet ont été mis sur pied au cours de la première année (2001-2002) aux universités de Calgary et Laval. Ensemble, ils vont numériser et afficher 300 000 images d'histoires locales consultables en français et en anglais, d'ici le 31 mars 2002. Étant donné que nous avons été avertis du financement à la fin novembre, ces deux établissements sont en train de produire à plein rendement (à la limite de la surcharge). Nous avons utilisé l'infrastructure existante du Alberta Heritage Digitization Project pour Nos Racines, mais nous sommes parallèlement en train de créer un système encore plus robuste qui sera utilisé pendant la deuxième année.

Les titres d'histoires locales qui sont du domaine public ou qui ont fait l'objet d'un affranchissement de droits d'auteur sont affichés au site Web de gestion de projet suivant : http://ahdptest.lib.ucalgary.ca/CDLHS ainsi qu'au site de l'Université Laval : http://www3.bibl.ulaval.ca/racine/. Il s'agit des titres qui seront numérisés pendant la deuxième année. Les titres affranchis de droits d'auteur seront également affichés au site en préparation pour la troisième année.

Dans son ensemble, le projet est coordonné par un gestionnaire en chef national qui se trouve à l'Université de Calgary et qui est épaulé par un gestionnaire adjoint de l'Université Laval. Les gestionnaires du projet coordonnent la création des centres de numérisation, les activités des partenaires et les séances de formation. L'Université de Calgary a mis au point un site Web, un serveur et un moteur de recherche. L'Université Laval est en train de travailler sur la version française de ce site Web. On est en train d'ajouter des balises de métadonnées à toutes les histoires locales pour qu'elles puissent faire l'objet de recherches dans les deux langues officielles. Le site Web et les moteurs de recherche seront mis à l'essai auprès de groupes témoins francophones et anglophones.

Centres et partenaires de la Phase II (avril 2002 - mars 2003)
Pendant la deuxième année, trois centres supplémentaires deviendront opérationnels. Ces centres ont été sélectionnés par le Comité de gestion du projet en fonction des ressources de chaque établissement permettant une numérisation à grande échelle.

Dix-sept partenaires entameront ou auront entamé les travaux de la Phase II. Certains partenaires fourniront environ 225 titres affranchis de droits d'auteur et du domaine public et chacun se préparera pour la troisième année. Certains partenaires offriront des services spécialisés, de l'expertise, des logiciels ou du matériel. Par ailleurs, les centres fourniront chacun au moins 500 titres affranchis de droits d'auteur ou du domaine public au cours de la troisième année.

Responsabilités du coordonnateur de projet et du coordonnateur adjoint :

  • Attribuer des domaines de responsabilité à tous les centres et partenaires pour garantir une couverture globale du Canada. Les attributions dépendent de l'emplacement des centres et des recommandations du Comité de rédaction et des comités régionaux.
  • Communiquer aux centres et aux partenaires les normes établies par le Comité concernant les métadonnées, le balayage, l'entreposage, les droits d'auteur et l'assurance de la qualité; veiller à ce que ces normes soient respectées par tous les centres et partenaires.
  • Coordonner la création et la compilation d'une bibliographie exhaustive d'histoires locales canadiennes et d'une base de données sur les droits d'auteurs.
  • Veiller à ce que tous les centres bénéficient d'une formation sur les métadonnées et le balayage ainsi que de conseils en matière d'éditique.
  • En partenariat avec le Comité de la technologie, veiller à ce que les centres aient le bon équipement et le personnel adéquat.
  • En partenariat avec un comptable, fournir des données financières au Comité de coordination et de responsabilité.
  • Coordonner les études universitaires réalisées sur le site des histoires locales.
  • Fournir une expertise en matière de droits d'auteur.
  • Préparer des rapports d'étape, sur les dépenses et les recettes et les présenter régulièrement à Patrimoine Canada.
  • Coordonner la formation nationale et les vérifications d'assurance de la qualité.
  • Coordonner la mise sur pied des sites Web et des moteurs de recherche, en français et en anglais.
  • Entretenir des rapports avec des experts en éducation et leur venir en aide pour créer des outils éducatifs en ligne.
  • Coordonner les activités des groupes cibles dans les deux langues officielles.
  • Veiller à reconnaître la participation des partenaires et des bailleurs de fonds au site et dans tous les documents destinés aux médias et aux relations publiques.
  • De concert avec le Secrétariat du PCCD, coordonner les activités de promotion et de commercialisation, notamment celles concernant le lancement du projet.

Responsabilités des centres :

  • Fournir une formation aux partenaires, notamment en matière de recherche, de données bibliographiques, de droits d'auteur et de normes relatives aux bases de données.
  • Localiser et compiler des bibliographies d'histoires locales appartenant à leur domaine de responsabilité assigné.
  • Terminer le processus d'affranchissement des droits d'auteur pour toutes les histoires locales à afficher au site Web, conformément aux normes établies.
  • Numériser les histoires locales de leur région et les titres fournis par leurs partenaires.
  • Le cas échéant, impartir des tâches à d'autres centres.
  • Dans le cas d'impartition à des entreprises externes, veiller à ce que le processus de DP formel soit respecté, conformément aux normes gouvernementales.
  • Assigner les balises de métadonnées appropriées à tous les documents.
  • Archiver les copies à conserver des histoires locales numérisées, conformément aux normes.
  • Participer au processus national de déroulement des travaux pour assurer un processus de travail et des communications hautement efficaces.
  • Fournir des métadonnées aux Presses de l'Université de Calgary.
  • Mettre en œuvre une architecture répartie.
  • Verser au minimum 25 % du financement total requis pour les volets de ce projet qui leur ont été assignés, en espèces.
  • Tenter d'obtenir d'autres fonds pour promouvoir l'initiative nationale des histoires locales.

Responsabilités des partenaires :

  • Compiler les bibliographies des histoires locales des régions qui leur ont été assignées.
  • Terminer l'affranchissement des droits d'auteur des histoires locales de la troisième année, conformément aux normes établies.
  • Localiser des histoires à numériser et fournir des histoires locales aux centres de numérisation.
  • Suivre toutes les lignes directrices et répondre à toutes les normes du projet.
  • Participer au processus national de déroulement des travaux pour assurer un processus de travail et des communications hautement efficaces.
  • Verser au minimum 25 % du financement total requis pour les volets de ce projet qui leur ont été assignés, en espèces.
  • Tenter d'obtenir d'autres fonds pour promouvoir l'initiative nationale des histoires locales.